Ku spracovaniu každého kontaktu vo vašej databáze je nutné vedieť určiť • právny titul (z akého dôvodu máte kontakt v databáze a tento musíte vedieť u každého jednotlivého kontaktu doložiť) Najčastejšie právne dôvody sú: – plnenie zmluvy (proces nákupu) – oprávnený záujem – súhlas so spracovaním • účel spracovania Najčastejšie sa vaša databáza skladá z e-mailov vašich zákazníkov, ktorí vám súhlas so spracovaním osobných údajov udelili. Tento súhlas so zasielaním marketingových mailov a newslettra má ale časové obmedzenie (napr. 3,10 rokov). Aby ste mali databázu v poriadku, treba ju pravidelne (napr. raz ročne) dôkladne prečistiť. Kontakt, ktorý za viac ako 3 roky nič nenakúpil a ani neotvoril mail, pravdepodobne o vaše maily záujem nemá. Nad životnosťou kontaktov sa treba zamyslieť individuálne. Rozdeľte si databázu podľa právnych titulov. Napr. 1) Aktívny zákazníci Ide o zákazníkov, ktorí u vás nakúpili ideálne aspoň raz za posledné 3 roky. Pri týchto kontaktoch si môžete uplatniť právny titul oprávnený záujem k propagácii obdobných výrobkov a služieb pomocou priameho marketingu (newsletter, sms). Tejto skupine je zákonné naďalej posielať základný newsletter s novinkami, akciami alebo odmenami za vernosť. Nepotrebujete aktívny súhlas, ale aj táto skupina zákazníkov musí byť riadne informovaná o spôsobe nakladania s osobnými údajmi napríklad pomocou odkazu na Zásady spracovania osobných údajov (napr. pred odoslaním objednávky). Tiež musia byť informovaní v prípade posielania newslettera o práve na vznesenie námietky a práve kedykoľvek sa odhlásiť z odberu. POZOR!!!! Pokiaľ chcete tieto kontakty využívať aj na ďalšie marketingové účely, alebo chcete propagovať aj iné, než obdobné výrobky a služby, musíte od zákazníkov získať súhlas. 2) Neaktívny zákazníci Ide o zákazníkov, ktorí u vás nenakupujú (neotvárajú emaily). Doporučenie je tieto neaktívne adresy zmazať, alebo ich zahrnúť do kampane pre opätovné získanie súhlasu 3) Ostatní odberatelia Sem patria odberatelia, ktorí sa prihlásili k odoberaniu newslettera, ale nikdy sa nestali vašimi zákazníkmi. U týchto kontaktov je právny titul súhlas so spracovaním. Ten ste možno v minulosti získali , ale bohužiaľ v 99% nespĺňal náležitosti podľa GDPR. Je teda nevyhnutné znovu získať platný súhlas podľa nových pravidiel. Získanie platného súhlasu Vyčleňte si skupinu kontaktov, od ktorých potrebujete obnovenie súhlasu. Pripravte si nejakú špeciálnu kampaň, ideálne s nejakým bonusom za potvrdenie súlasu, tú môžete aj opakovať. Dajte si záležať na obsahu. Pokúste sa odberateľom ponúknuť hodnotný obsah, ktorý ich bude zaujímať a za udelenie súhlasu niečo ponúknite (bonusové body, zľavu…). Hrubá štruktúra takéhoto mailu: 1. Identifikujte sa 2. Popíšte, aké výhody ponúkate pre odberateľov 3. Možnosť ponúknuť bonus 4. NUTNÉ – odkaz na vaše Zásady spracovania osobných údajov na webe 5. Ponúknite možnosť potvrdiť súhlas, alebo sa odhlásiť. 6. Kontaktné údaje na vás Znovu prihláseným kontaktom sa nezabudnite poďakovať. Ostatné kontakty musíte zmazať. Súhlas musí byť doložiteľný. Získavanie nových kontaktov podľa GDPR U týchto kontaktov je právny titul súhlas so spracovaním. Súhlas treba udeliť zaškrtnutím check boxu so súhlasom. Dajte si pozor na text, z ktorého musí jasne vyplývať účel spracovania (pravidelné zasielanie newslettera, nie jednorazový email so zľavou napr.) Nákup „bez súhlasu“ V procese online nákupu máte ku spracovaniu osobných údajov právny titul plnenie kúpnej zmluvy. Tento právny titul je následne nahradený oprávneným záujmom si kontakt naďalej ponechať za účelom propagácie obdobných výrobkov alebo služieb (teda posielania newslettera alebo sms). Súhlas tu nie je potrebný. Vždy však dajte zákazníkovi možnosť vzniesť námietku proti ďalšiemu spracovaniu jeho osobných údajov. V newsletteru nesmie chýbať odkaz pre odhlásenie. U vašich zákazníkov nepotrebujete získať súhlas s posielaním newslettera. Nákup „so súhlasom“ Pokiaľ plánujete využívať k propagácii aj ďalšie marketingové kanály (napr. Facebook Custom Audiencies), je súhlas nevyhnutný a zákazník ho musí pod objednávkovým formulárom aktívne zakliknúť. Súhlasím s Obchodnými podmienkami Mám záujem o novinky, akcie a zľavy Čestne prehlasujem, že mám viac ako 16 rokov Chcete vedieť, čo sa deje s vašimi osobnými údajmi? Prečítajte si naše Zásady ochrany osobných údajov. Súťaž Súťaž je často využívaná marketingová akcia. Kontakty z online alebo outdoorovej súťaže môžete využiť iba za účelom organizácie súťaže. Pokiaľ si chcete kontakty aj naďalej ponechať za účelom posielania newslettera, musíte účastníkov zvlášť požiadať o súhlas, a to v čase zberu osobných údajov, alebo ihneď po skončení súťaže. Súhlasím s Podmienkami súťaže Čestne prehlasujem, že mám viac ako 16 rokov Vaše zadané osobné údaje budeme spracovávať iba za účelom organizácie súťaže …… Viac sa dočítate v našich Zásadách ochrany osobných údajov. Mám záujem o odoberanie newslettera s aktuálnymi ponukami, zľavami a ďalšími výhodami. Je nevyhnutné po 3 rokoch (10 rokoch) znovu získať súhlas? Nie. Dôkladne si premyslite, od akej doby budete osobný údaj považovať za neaktívny a budete ho mazať alebo reaktivovať. Pokiaľ kontakt získate z Kontaktného formuláru a následne vo vašom e-shope zákazník pravidelne nakupuje, nepotrebujete ho po 3 (10) rokoch žiadať o súhlas, ktorý dal pri registrácii. Zákazníka by to obťažovalo a súhlas by ste získavali nadbytočne. Dbajte na to, aby ste v databáze nespracovávali staré a neaktívne adresy a minimálne 1x ročne zoznam kontaktov prečistite. Najčastejšie sa v zásadách spracovania osobných údajov uvádza, že kontakt bude spracovávaný po dobu 3 (10) rokov od posledného nákupu, či inej aktivity (napr. prihlásenie do účtu, alebo otvorenie e-mailu). Metóda double opt-in Je dvojité potvrdenie súhlasu. Použite v prípade , že existuje riziko zneužitia cudzej e-mailovej adresy, alebo zadania chybného e-mailu Túto kontrolu nezanedbajte, pokiaľ predávate chúlostivejšie produkty a zneužitie e-mailovej adresy by mohlo odberateľa významnejšie poškodiť.